忘年会の予約を受けたら、人数と予算だけで話を終えていませんか。慣れない幹事さんは、店選びから参加者への連絡、当日の進行まで、何を決めればよいか迷っているかもしれません。

店サポの提案としては、「どんな会にしたいですか」と聞くことから始めることです。無料の景品や特別な設備がなくても、店と幹事さんが一緒に段取りを考えることで、助けられることがあります。

東京商工リサーチの2026年調査では、企業の忘・新年会実施率は56.5％。コロナ禍前の約8割から低下しています。ただ、開催する会がすべて同じ形とは限りません。部署全体の宴会だけでなく、気の合うチームで食事と会話を楽しむ集まりにも、目を向けたいところです。

①人数・予算と一緒に「どんな会か」を聞く

「お食事とお話が中心ですか。それとも、挨拶や余興の時間がありますか」。最初にこう聞けば、料理の出し方や席の使い方を相談できます。

例えば6人の食事会なら、全員で話しやすい席か、隣のお客様との距離はどうかを確認します。個室がなくても、席の写真や混み合う時間帯を伝えることはできます。静かな会を希望されても対応が難しければ、予約前に説明しましょう。

②そのまま転送できる案内を用意する

幹事さんが参加者へ送る案内を、店からひとまとめにして渡してはいかがでしょうか。店名、地図、入口の写真、日時、税込料金、予約名を、LINEや社内チャットへ転送できる形にします。

駅から近くても、入口が分かりにくい店はあります。「この看板が目印です」の一言があれば、当日の道案内を減らせます。急に寒くなった日も、店の前で迷わせずに迎えたいものです。

③飲まない人も楽しめる乾杯にする

「まず全員、生ビールでいいですね」と決めつけず、最初の一杯を相談しましょう。飲まない理由を聞く必要はありません。ノンアルコールや温かいお茶など、自店で用意できる選択肢を伝えます。

乾杯の飲み物を先に確認しておけば、提供の準備も進められます。アルコール入りと間違えないよう、グラスや置くときの声かけにも気を配ってください。お酒を飲まない人にも、選ぶ楽しみのある会にしたいところです。

④人数変更と会計の不安を先に解消する

任意参加の会では、人数をまとめる幹事さんも気を使います。人数変更の期限、費用が発生する条件、連絡方法は予約時に説明し、参加者へ伝えられる文面を渡しましょう。無理な当日変更を無料で引き受ける、という意味ではありません。

物価高の今は、予算に含まれるものも大切です。税込の総額に加え、追加の飲み物や延長などで別料金になるものを明示します。支払い方法、領収書の宛名や分割対応の可否も先に確認すれば、幹事さんが当日慌てずに済みます。

⑤会話・写真・終了時刻に気を配る

盛り上がることと、大声で騒ぐことは同じではありません。会話中心の会ならBGMの音量を見直し、他のお客様への配慮が必要な場面では、店から幹事さんへそっと相談します。

集合写真も、まず「お手伝いは必要ですか」と確認を。撮影やSNSへの投稿を望まない人もいます。撮る際は周囲の写り込みに気を配り、店のSNSへの掲載は撮影とは別に、写る方の了承を得ます。

終了時刻から逆算し、ラストオーダー、最後の料理、会計のタイミングも共有しましょう。帰るつもりの時間になって料理が出てくる、という行き違いを防ぎます。トイレのペーパーや手洗いまわりも、会の途中で確認を忘れずに。

⑥幹事さんにも食事を楽しんでもらう

遅刻者へ道を説明し、追加注文をまとめ、会費を確認する。例えば、幹事さんだけ何度も席を立つ会を想像してみてください。せっかくの料理を、落ち着いて食べられないかもしれません。

予約時に決めたことを店内で共有し、当日同じ質問を繰り返さない。追加注文の受け方を先に決め、確認事項はまとめて聞く。小さな店でもできる手助けです。

幹事さんも、その日の大切なお客様の一人です。進行役としてだけでなく、食事と会話を楽しむ人として迎えましょう。

～まとめ～ まずは「どんな会にしたいですか」の一言から

すべての要望に応えることが、ホスピタリティーではありません。希望を聞き、自店でできることと難しいことを伝え、一緒に気持ちよく過ごせる形を考える。その姿勢が、幹事さんの安心につながります。

次の予約では、人数と予算の次に「どんな会にしたいですか」と聞いてみましょう。忘年会の形が変わっても、お客様をよく見て商売をすることは変わりません。

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参考：東京商工リサーチ「2026年 忘・新年会に関するアンケート」（2026年11月5日公表）

（構成・執筆：著者 / 画像生成・ファクトチェック：AI活用）